سام برای تجزیه و تحلیل مالی از اکسل استفاده می کرد، تا زمانی که نرم افزار هوش تجاری تبلو tableau را کشف کرد.
بنابراین، کمی درباره من، نویسنده: من یک حسابدار رسمی هستم و پیشینه من در ایجاد عملکردهای مالی و ایجاد عملکردهای گزارش تحلیل عملکرد مالی است. من در یک دفتر عمومی آموزش دیدم و پس از حدود شش سال به صنعت نقل مکان کردم. من در هفت سال گذشته در صنعت کار کرده‌ام، و تجزیه و تحلیل/گزارش عملکرد مالی در نقش من و روشی که ارزش افزوده می‌کنم، هسته‌ای است.
اگرچه Tableau بیش از 10 سال است که وجود دارد، من فقط بیش از دو سال و نیم است که از آن استفاده می کنم. در ابتدا، دنیای من تا حد زیادی در اکسل سپری شد، بنابراین این وبلاگ درباره سفر من از اکسل تا تابلو است.
این را در نظر بگیرید، طرفداران اکسل
حالا که همه چی تنظیم شده است و می دانید من از چه زاویه ای آمده ام، می توانم از شما بخواهم که چند سوال را در نظر بگیرید؟
- چند بار داده‌ها را از یک سیستم مالی یا CRM به یک CSV صادر کرده‌اید و داده‌ها را در اکسل تجزیه و تحلیل کرده‌اید؟
- چند کتاب کار برای گزارش ماهانه یا گزارش موقت یا تجزیه و تحلیل عملکرد مالی ایجاد کرده اید؟
- آیا تا به حال نگران این هستید که کتاب‌های کار اکسل شما بیش از حد بزرگ، ناکارآمد و پیچیده شده‌اند؟
تا چند سال پیش، صادرات داده به اکسل یک اتفاق عادی در روال من بود. تعداد دفعاتی که این کار را انجام داده‌ام و تعداد کتاب‌های کاری که اکنون در زمان ثابت شده‌اند را از دست داده‌ام، زیرا بر اساس عصاره‌ای از داده‌هایی هستند که فقط یک عکس فوری را در زمان نشان می‌دهند.
متوجه شدم یکی از محدودیت‌های صادرات به اکسل این است که به محض ثبت تراکنش یا تعدیل جدید در سیستم حسابداری، گزارش‌های قبلی قدیمی شده و روال صادرات باید دوباره اجرا شود.
فرمول‌ها باید بررسی می‌شد، صحت گزارش باید بررسی می‌شد و هرگونه داده یا تغییر اضافی در نحوه نگاه مدیریت به گزارش نیز باید پردازش شود. من اغلب این کار را به یکباره انجام می‌دهم، زیرا نیاز به گزارش‌دهی به موقع است، و گزارش‌دهی و تحلیل تنها بخشی از نقش من است. من باید گزارش ها را به روز کنم و ادامه دهم.
اغلب این خطر ذاتی وجود دارد که یک فرمول در یک سطر یا ستون خاص به درستی به‌روزرسانی نشود یا دیگر شکل جدید مجموعه داده را نشان ندهد، حتی با وجود کنترل‌ها و بررسی‌ها. قبل از ارسال گزارش‌های جدید به مدیریت، باید زمانی را به بررسی یکپارچگی فرمول‌ها اختصاص داد، و این زمان ارزشمندی است که ترجیح می‌دهم برای کار دیگری بازگردم.
از آنجایی که فرمول‌هایی که می‌سازیم پیچیده هستند، ساختن آن زمان می‌برد و اغلب «در منطقه» ایجاد می‌شوند، وقتی بعداً به فرمول‌ها برمی‌گردیم، گاهی مانند خواندن هیروگلیف است! بله، همه ما به ساختن فرمول پیچیده‌ای افتخار می‌کنیم که مجموعه‌ها، LOOKUPS، عبارات IF را در تودرتو قرار می‌دهد، داده‌ها را از چندین برگه ترکیب می‌کند و 20 خط طول دارد … به نظر می‌رسد یک اثر هنری است!
اما هرچه فرمول طولانی‌تر شود و منابع بیشتری از آن استخراج شود، کنترل و حفظ دقت هنگام به‌روزرسانی داده‌های منبع سخت‌تر می‌شود. در یک دنیای کامل، شکل داده منبع تغییر نمی کند و شما فقط می توانید داده های تازه را وارد کنید، اما این به ندرت اتفاق می افتد. این شما را به این فکر می‌اندازد که آیا تمام فرمول‌ها را با انعطاف‌پذیری کافی برای گرفتن همه داده‌های جدید ساخته‌اید یا خیر.
اوه، و آیا اشاره کردم که هر چه این فرمول ها بزرگتر شوند و مجموعه داده بزرگتر باشد، به روز رسانی آنها کندتر است. اکسل سپس به جرم بحرانی برخورد می کند و … CRASH! شما فقط کار خود را از دست داده اید. شما امیدوارید که ذخیره خودکار کاری را که انجام داده اید بازیابی کند، اما می دانید که شاید 5 تا 10 دقیقه از کار خود را از دست داده اید. این کار شما را یک ساعت به عقب می‌اندازد تا بفهمید کارتان در چه زمانی از بین رفته است و چه تغییراتی در فرمول‌ها و داده‌هایی که از آن زمان ایجاد شده‌اند.
آیا رفتن به دنیایی که در آن مشکلات وجود ندارد عالی نیست؟
به دنیای تبلو (Tableau) خوش آمدید!
دنیای Tableau جایی است که می‌توانید به راحتی مجموعه‌های داده را ترکیب کنید، محاسباتی را ایجاد کنید که همیشه شامل داده‌های جدید باشد، خطای انسانی را کاهش دهید، وظایف گزارش‌دهی خود را خودکار کنید، تجزیه و تحلیل‌های خود را فعال کنید، گزارش‌های خود را به اشتراک بگذارید و به‌روزرسانی کنید، و به منابع داده زنده متصل شوید.
همانطور که قبلاً گفتم، سابقه من حسابداری است. من نمی توانم کدنویسی کنم، اسکریپت بنویسم یا هر چیز فانتزی مانند آن. مدتی طول کشید تا از Tableau به جای Excel برای گزارش‌دهی و تجزیه و تحلیل استفاده کنم. آیا خوشحالم که این کار را انجام دادم؟
بله، و ای کاش زودتر این کار را می کردم.
بنابراین، فرض کنید به مرحله‌ای رسیده‌اید که می‌دانید اکسل به محدودیت‌های خود رسیده است و مدیریت انتظار دارد گزارش‌ها انعطاف‌پذیر، دقیق، به‌موقع، قوی، به‌روز شده در زمان واقعی و زیبا باشند. من همچنین فرض می‌کنم که Tableau را به‌عنوان یک گزینه بالقوه در نظر می‌گیرید، و مطمئن نیستید که آیا تمام موارد موجود در لیست شما را علامت می‌زند یا اینکه تنظیم آن آسان است.
TL;DR این است: بله، در بسیاری از موارد، آنچه شما نیاز دارید را فراهم می کند و تنظیم آن آسان است. بنابراین، اگر وقت ندارید و می‌خواهید به چیزهای دیگر برگردید، یک نسخه آزمایشی رایگان از Tableau را دانلود کنید و یک بازی داشته باشید. اگر می‌خواهید مراحل آسان شروع کار و فهرستی از ویژگی‌هایی را که من هر روز برای بهینه‌سازی نحوه انجام کارم استفاده می‌کنم و بینش‌های مهمی درباره عملکرد کسب‌وکار به کسب‌وکار ارائه می‌دهم، به اینجا بازگردید.
بیایید به برخی از ویژگی‌های محصول که به نظر من مفیدتر است و مقایسه آنها با دنیای قدیم بپردازیم: اکسل. اشتباه نکنید؛ اکسل هنوز در دنیای من ویژگی دارد. فقط عملکرد متفاوتی را انجام می دهد که در ادامه به توضیح آن خواهم پرداخت.
Dashboards and Sheets
داشبوردها محفظه هایی هستند که Tableau از آنها برای جمع آوری چندین تصویر در یک مکان و نمایش آنها به روشی تمیز و منظم استفاده می کند. تجسم ها صرفاً یک نمایش بصری از داده ها هستند، به عنوان مثال. یک نمودار خطی، نمودار میله ای، نقشه درختی، و غیره. برگه ها جایی هستند که شما تجسم ها را می سازید. آنها کمی شبیه کارگاه های ساختمانی هستند که در آن همه قطعات طراحی، آماده شده و به هم متصل می شوند.
این احتمالاً مانند یک Tableau 101 به نظر می رسد، اما این هدف نیست. در اینجا من سعی می کنم یکی از تفاوت های کلیدی اکسل را که به محض شروع استفاده از Tableau تجربه خواهید کرد، برجسته کنم. می تواند دلهره آور باشد و ممکن است کمی رادیکال به نظر برسد. در آنجا بمان!
مفهوم داشبورد احتمالاً برای شما سرزمینی آشناست. اگر نه، احتمالاً این کار را انجام می‌دهید و حتی متوجه نمی‌شوید. تغییر در اینجا این نیست که شما هرگز یک برگه اکسل با نمودارهای متعدد روی آن ایجاد نکرده اید. ساخت داشبورد، یعنی نمایش بصری تحلیل شما، از همان ابتدا شروع می شود.
هنگامی که برای تجزیه و تحلیل به اکسل می روید، من شک دارم اولین فکر شما این باشد: “چگونه می خواهم این را تجسم کنم؟” نه، احتمالا بیشتر شبیه این است: “من این داده ها را به اکسل صادر می کنم تا ببینم چرا X اتفاق افتاده است.” یا ممکن است اینگونه باشد: “چرا بین Y و Z تفاوت وجود دارد؟” یا شاید اینطور باشد: «CFO اطلاعاتی در مورد روند فروش در چهار فصل گذشته می‌خواهد. بیایید داده های فروش را به اکسل صادر کنیم.”
سوالات داده ها در ابتدا وجود دارد، که بسیار مهم است و هنگام شروع ساخت داشبورد باید حفظ شود. بنابراین، می توانید تغییری را در روش پاسخ دادن به سؤالات مشاهده کنید. “چگونه داده ها را برای پاسخ به سوال به صورت بصری نشان دهم؟” در مقابل “بیایید به اکسل صادر کنیم و با داده ها پاسخی دریافت کنیم.”
Visualisation
این اصطلاحی است که در بالا توضیح داده شد و من با تکرار بیشتر در رویدادهای شبکه ای با حسابداران دیگر از آن استفاده می کنم. بله، من چند نگاه عجیب و غریب، چند پوزخند و چند خیره خالی می بینم. اما اینها به سرعت با این سوال دنبال می شوند: “تجسم داده ها دقیقاً چیست؟” در واقع، حتی یک نفر مستقیماً به من نگفته است: “آه بله، من دقیقاً می دانم که چیست.” فکر می‌کنم این نشان‌دهنده این است که تا چه حد می‌توان در مورد داده‌ها به‌عنوان تصویری بالقوه از پاسخ‌ها فکر کرد.
اگر لحظه ای مکث کنیم و به مثال زیر نگاهی بیندازیم، می بینیم که چگونه چیزی به سادگی رنگ می تواند حتی خلاصه مالی اولیه را موثر کند. امیدواریم این اطمینان را نیز به شما بدهد که قبلاً این کار را انجام می‌دهید و این کسی نیست که چرخ را دوباره اختراع کند.
این سناریو است. مدیر فروش می‌خواهد بداند که آیا درآمد در طول سال گذشته بیش از 10٪ ماهانه متفاوت بوده است یا خیر. چقدر سریع می توانید به پاسخ مثال 1 و مثال 2 برسید؟
چیزی که این نشان می دهد این است که گیرنده تجسم شما در عرض چند ثانیه آنچه را که به آنها نشان می دهید هضم می کند. علاوه بر این، آنها می خواهند به سوالات خود خیلی سریع پاسخ دهند. ارائه داشبوردهای بصری مرتبط و به خوبی طراحی شده، جوهره ارائه آن چیزی است که گیرندگان به دنبال آن هستند.
آیا هنوز جایی برای جداول و جداول وجود دارد؟ البته وجود دارد. بصری‌ها سرفصل‌ها هستند – سریع هضم می‌شوند، سریع به گیرنده اجازه می‌دهند تصمیم بگیرند. جداول جزئیات دانه ای هستند. آنها شیرجه عمیقی را ارائه می کنند که برخی از گیرندگان می خواهند انجام دهند. داشبورد می‌تواند هم به تحلیل‌های سطح بالا و هم به تجزیه و تحلیل گرانول که افراد نیاز دارند خدمات دهد.
در اینجا یکی از تغییر دهنده های بازی است. Tableau نه تنها به گونه ای طراحی شده است که به شما امکان می دهد داشبوردها را به راحتی به اشتراک بگذارید، بلکه شما را قادر می سازد راهی را به گیرندگان مورد نظر بدهید تا خودشان داده ها را بدون نیاز به درخواست تغییر از تیم خود کاوش کنند.
من فقط می‌خواهم چند ثانیه در این مورد مکث کنم زیرا این قدرت را دارد که نحوه هضم گزارش‌ها را تغییر دهد. این را از خود بپرسید: «چند بار گزارشی را که در اکسل تولید شده است برای یک فرد یا تیم در یکی از بخش‌های کسب‌وکارتان (به عنوان مثال، فروش، بازاریابی، C-suite، عملیات، امور مالی، و غیره) ارسال کرده‌اید
و آنها با درخواست برای نشان دادن گزارش به روشی متفاوت پاسخ می‌دهند؟ شاید این به‌جای ماه، به‌جای ماه، فردی به‌جای تیم، شهر به‌جای کشور، محصول به‌جای دسته‌بندی محصول، سال قبل به‌جای سال جاری باشد؟
این لیست فقط برخی از درخواست هایی را که من دیده ام را پوشش می دهد. در حالی که ممکن است درخواست های زیادی وجود داشته باشد، اغلب سؤالات کلیدی وجود دارد که مردم در تلاش برای یافتن پاسخ آنها هستند. ما می‌توانیم داشبورد Tableau را به‌گونه‌ای بسازیم که به کاربر اجازه دهد دوره‌های زمانی را بررسی کند، دوره‌های زمانی را تغییر دهد و بین فیلترها جابه‌جا شود تا به سؤالی که هنگام ارسال درخواست برای شما داشت، پاسخ دهد.
این باعث می شود که گزارش برای آنها شخصی باشد و آنها با داده ها درگیر شوند. این اساساً جایی است که ما سعی می کنیم هنگام کار در Tableau به آن برسیم – به سؤالاتی که در مورد داده ها دارید پاسخ می دهیم.
در اینجا یک داشبورد اساسی وجود دارد که به درآمد هر جغرافیایی نگاه می کند. فیلترهایی اضافه شده‌اند تا نشان دهند که چگونه می‌توان کاربر را فعال کرد تا داده‌ها را به صورت تصویری تغییر دهد تا آنها را برای خود سفارشی کند.
داشبورد تیتر به همه مکان‌ها ارائه می‌دهد، اما می‌گویند مدیر فروش بریتانیا فقط می‌خواهد عملکرد مدیران حساب در منطقه خود را در طول سال ببیند. با نمایان شدن سه منطقه در منظره، کمی شلوغ است. اما اگر سایر مناطق انتخاب نشده باشند، می توانید تعریف بسیار بهتری در عملکرد پیدا کنید.
فیلتر کردن فرانسه و آلمان دو ثانیه طول کشید و در نظر بگیرید که اگر مدیر فروش بریتانیا به تیم شما ایمیل می‌فرستد، چقدر طول می‌کشد. احتمالاً نمی‌توانید فوراً به درخواست پاسخ دهید. بنابراین، فرض کنید تمام صبح در جلسات هستید و تا بعدازظهر نمی‌توانید به آن برسید، اما مدیر فروش بریتانیا صبح به جلسه تیم می‌رود و می‌خواهد داده‌ها به سرعت بازگردانده شوند. ما می توانستیم این کار را انجام دهیم:
اتوماسیون / زمان دستیابی به تیم مالی
بیایید با یک سوال شروع کنیم: «چند گزارش هر ماه به صورت دستی در اکسل تولید می شود؟ 5، 10، 15؟ تعداد گزارش ها در اینجا اهمیت خاصی ندارد. بلکه زمان سرمایه گذاری روی این گزارش ها است. تیم شما چقدر برای زمان آماده سازی داده ها، فرمول سازی، بررسی داده ها و تولید گزارش سرمایه گذاری می کند؟
اگر تیم شما بتواند بخشی از آن زمان را داشته باشد چه؟ آیا این برای کسب و کار شما ارزشمند است؟ اگر پاسخ مثبت است، استفاده از Tableau برای خودکار کردن گزارش‌های استاندارد راهی عالی برای انجام این کار است.
به عنوان مثال، من گزارش‌های زیر را در داشبورد Tableau خودکار کرده‌ام. نقش من شامل عملیات و عملکردهای مالی است، بنابراین متوجه خواهید شد که همه نماها مالی نیستند:
- سود و زیان ماهانه
- سربار ماهیانه
- % استفاده هفتگی و % قابل پرداخت
- ساعات تعیین شده و ساعات قابل پرداخت برنامه ریزی شده است
- تجزیه و تحلیل کارت زمان: قابل پرداخت در مقابل غیرقابل پرداخت
- تحلیل هزینه ها و سفر
- ساعت‌هایی که صرف تعاملات مختلف با مشتری می‌شود
- مروری بر بودجه بازاریابی و هزینه دقیق
- سرنخ های فروش ایجاد شده و # روز برای پیگیری
اتوماسیون در این زمینه به این معنی است که من بعد از ساخت داشبورد نیازی به انجام کاری ندارم. هنگامی که SQL Server ما داده‌های استخراج شده از سیستم‌های مختلف مبتنی بر ابری را که ما استفاده می‌کنیم، دریافت می‌کند، داده‌های جدید به سادگی در داشبورد من به‌روزرسانی می‌شوند. مدیریت یا من می‌توانم در هر زمان، هر روز و بدون نیاز به اقدامی، از طریق مرورگر اینترنت به این گزارش‌ها نگاه کنم.
این یک ویژگی فوق‌العاده قدرتمند Tableau است – به‌روزرسانی‌های بی‌درنگ و داشبوردهایی که در هر زمان قابل دسترسی هستند. ما برنامه‌ریزی نشده‌ایم که در زمان‌های مشخص در روز از داده‌های خود سؤال بپرسیم، بنابراین در دسترس قرار دادن داشبوردها به صورت 24 ساعته، جریانی از تجزیه و تحلیل و تصمیم‌گیری با استفاده از داده‌ها را امکان‌پذیر می‌سازد.
در اینجا نمونه ای از ترکیب داشبوردها برای ایجاد گزارشی برای مدیران فروش برای مشاهده عملکرد شرکت در هر زمان آورده شده است:
راه های بهتری برای نمایش تصاویر در بالا وجود دارد، اما نکته اصلی در اینجا نشان دادن این است که چگونه Tableau ساخت و به اشتراک گذاری داده های کلیدی را از طریق تجسم آسان می کند. داده‌های سطح ردیف همه در پشت صحنه قرار می‌گیرند و توسط Tableau محافظت می‌شوند تا کاربر بتواند فیلترها را بدون اصلاح داده‌های خام تغییر دهد.
یک سوال پایانی
آخرین سوال: “آیا می توانید ببینید که خود و تیمتان از گزارش و به اشتراک گذاری تجزیه و تحلیل از طریق Tableau سود می برند؟” من شخصاً برای شروع مردد بودم، اما اکنون در خانه در تابلو هستم. من به یک سوال از داده ها فکر می کنم، مستقیماً به Tableau می پرم و می روم پاسخ را دریافت کنم.
امیدوارم از این مقاله لذت برده باشید و در تجزیه و تحلیل خود از Tableau مفید بوده باشید. من افکار بسیار بیشتری در مورد ارزشی که Tableau می تواند برای انواع برنامه های مالی به ارمغان بیاورد، دارم، بنابراین منتظر مقالات بعدی باشید. در ضمن، اگر برای ارزیابی Tableau برای کسب و کار خود به کمک بیشتری نیاز دارید، با تیم ما تماس بگیرید.
